PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

株式会社インフォボックス(以下、「当社」という。)は、B2Bデータプラットフォームの開発・運営事業を行っております。当社は、同業務を実施する上で、個人情報の保護が重要な事項であると認識しております。

そこで当社は、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

1. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。そのため、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム — 要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。

2. 当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。それには特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じることを含みます。

3. 当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

4. 当社は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための措置を講じます。

6. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。また、当社が保有する保有個人データの開示等の請求等 (利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止)を受け付けます。開示等の請求等の手続きにつきましては、以下の「個人情報苦情及び相談窓口」までご連絡ください。

7. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。

<個人情報保護方針、個人情報苦情及び相談窓口>
株式会社インフォボックス 個人情報管理センター
電子メール:privacy@info-box.jp

2023年3月22日制定
2024年3月19日改定

株式会社インフォボックス
代表取締役CEO  平沼 海統

当社における個人情報の取扱いについて

1 個人情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名

名称:株式会社インフォボックス
住所:東京都千代田区内神田1-9-12 NTビル1F
代表者の氏名:平沼 海統

2 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先:
高田 恵 (連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」)

3 保有個人データの取得
当社の個人データの取得は、下記によるものであり、適法かつ公正な手段によって行い、不正な方法による取得や利用目的を偽った取得は一切いたしません。個人情報の取得に際しては、個人情報の主体であるご本人に、あらかじめその利用目的を明示、または当社ウェブサイトにて必要事項の公表をさせて頂き、下記4項の利用目的の範囲内で利用致します。

・各企業の公式HP、プレスリリース、公的機関において公開されている情報、その他WEBサイトにおいて公開されている情報
・個人データの主体が代表・経営する法人・任意団体・個人事業の役員・従業員、同業者・取引先への面談・電話ファクス・メール・アンケート・書面による取材
・弊社ホームページ、サービスページからの問い合わせ
・イベント、展示会
・名刺交換
・infoboxを含む弊社サービスへのサインアップ

当社は下記の要配慮情報は取り扱いません。
・人種
・信条
・社会的身分
・病歴
・犯罪の経歴
・犯罪により害を被った事実
・身体障害、知的障害、精神障害(発達障害を含む)その他の心身の機能の障害があること
・健康診断その他の検査の結果
・健康診断等の結果に基づき、または疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導または診療もしくは調剤が行われたこと
・本人を被疑者または被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと(犯罪の経歴を除く)
・本人を少年法3条1項に規定する少年またはその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと
・遺伝子検査結果等のゲノム情報

4 保有個人データの利用目的

(1) 上記3項で取得した個人情報
・当社の運営するクラウドサービスへの利用及びこの利用目的のクライアント企業・団体等に対する当社が開発したクラウドサービスによる提供
・サービスへのアクセスと個別のユーザーエクスペリエンスの提供。
・当社の製品やサービスに関する更新、セキュリティ情報、サポート情報の通知。
・マーケティングおよびプロモーション目的でのEメール送信。これには特別オファー、新製品の案内、その他のマーケティングコミュニケーションが含まれます。

(2) お取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため

(3) 株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・当社から各種便宜を供与するため
・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため

(4) 当社への入社を希望される皆様の個人情報
・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため

(5) 当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため。
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため。
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため。
・ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため。
・当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため。
・適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。)

(6) 当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客態度等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

(7) 特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
※上記利用目的において、「ご契約内容を適切に管理するため」としているものは、「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます。

5 個人情報の第三者への提供について(オプトアウト届出)
当社は、下記の通り個人情報を第三者へ提供しており個人情報取扱事業者として、個人情報保護委員会にオプトアウト届出を行っております。

(1)当該個人情報取扱事業者
株式会社インフォボックス
代表取締役CEO 平沼 海統
東京都千代田区内神田1-9-12 NTビル1F

(2)第三者への提供の利用目的
上記4 保有個人データの利用目的(1)と同じ

(3)第三者に提供される個人データの項目
氏名、役職、所属する企業名と所属する部署・部門名、部署・部門における予算・課題・導入されているサービス、Facebook・Twitter・LinkedInのURL、メールアドレス、電話番号

(4)第三者に提供される個人データの取得の方法
上記3 保有個人データの取得と同じ

(5)第三者に提供される個人データの更新の方法
取得した情報により作成したデータベースについて、新規情報の取得ごとに既存情報と整合を確認しデータべースの更新を行っています

(6)第三者への提供の方法
当社が運営するクラウドサービスにてご契約者に提供

(7)第三者への提供停止
ご自身の個人データの第三者への提供の停止をご希望の方は下記の個人情報苦情及び相談窓口、またはオプトアウト申請フォーム(https://forms.gle/Upxh625JC8uoXvF57)までご連絡ください。

(8)当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
当社では個人情報保護法に基づき個人情報保護委員会へ届出を行い、2023年6月15日より提供開始しております。

届出日:2023年3月22日
変更日:2023年12月11日
届出番号:2023-100303

6 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」(末尾に記載)

7 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
・現在当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではございません。

8 開示等の請求等に応じる手続
(1) 開示等の請求等の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」(末尾に記載)

(2) 開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便又は宅配便以外の手段(直接のご来社、電子メール、FAXなど)での開示等の請求等は受け付けておりません。

a) 当社指定の「開示等の請求等申請書」
お手元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。

b) 本人確認書類1)
ご本人によるお申し込みの場合
・本人の公的証明書(写し)

2) 代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するもののすべて。

① 代理権確認書類

i. 法定代理人
戸籍謄本その他その資格を証明する書類

ii. 任意代理人(以下のすべて)
・当社指定の委任状(当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
・本人の印鑑登録証証明書

② 代理人の身元確認書類
・代理人の公的証明書(写し)

③ 本人の身元確認書類
・本人の公的証明書(写し)
※公的証明書
以下、アまたはイを言う。

ア 以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード(氏名と写真の表示がある面のみ)、在留カード、特別永住者証明書

イ 以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。
・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
・その他、当社の個人情報の取扱いについては以下の当社のホームページをご覧下さい。
https://corp.info-box.jp/privacy/

c) 手数料
「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。

上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

<個人情報苦情及び相談窓口>
〒101-0047 東京都千代田区内神田1-9-12 NTビル1F
株式会社インフォボックス 個人情報管理センター
電子メール:privacy@info-box.jp

9 保有個人データの安全管理のために講じた措置

(基本方針の策定) 
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

(個人データの取扱いに係る規律の整備) 
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。

(組織的安全管理措置) 
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しております。

(人的安全管理措置) 
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

(物理的安全管理措置) 
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。

(技術的安全管理措置) 
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。

(外的環境の把握) 
個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

※注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
・内容により、お時間をいただく場合がございます。
・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

※「保有個人データ」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。

10 プライバシーポリシーの変更について

本プライバシーポリシーの内容は皆様に通知をすることなく変更される場合がございます。変更後のプライバシーポリシーについては、当社サイト上で公表し、掲載した時からその効力を生じるものとします。

最終改訂日:2024年3月1日
改定日:2023年12月5日
改定日:2023年6月15日
制定日:2023年3月22日